★これだけは知っておきたい「ビジネス文書」の基本と常識 ★

社外文書、社外文書の特徴と書き方

ビジネス文書は、社外文書と社内文書の2種類に分かれます。
社外文書とは、お客、取引先などへ向けて会社の意思表示をするために作成、発信される文書です。社外文書の書き方は、
1.形式と儀礼の両面を重視・・・社交儀礼などマナーや形式に注意し、用件を適確に伝える。
2.敬語を適切に使う・・・尊敬語、丁寧語、謙譲語をうまく使い分ける。
3.個人が作成しても、会社の責任に・・・個人が書いても、会社の意思と見なされる。
なお、宛先は、「○○部長 様」と書くのは間違い。部長、課長などは敬称なので、敬称には殿、様はつけない。「人事部長 ○○様」と書くのが正しい書き方。
一方、社内文書は、組織の内部での情報伝達や、業務を円滑に進めるために作成されます。社内文書の書き方は、
1.儀礼よりも、能率を優先・・・「拝啓」や「時候のあいさつ」などは不要。ずばり用件に入る。
2.敬語使用は最低限にとどめる・・・目上の人へもことさらへりくだる必要はなし。
3.宛先(受信者名)の敬称は省略・・・「営業部長」、「鈴木主任」で良い。「殿」、「様」は不要。
一般の手紙、文章では、5W1Hをふまえて書く必要がありますが、ビジネス文書としての、社外文書、社内文書では、もう1つのH、すなわち「HOW MUCH、もしくはHOW MANY(金額や数量の要素)」が必要になります。

社外文書のテンプレート、フォーマット

社外文書は、前文、主文、末文の3部から構成されます。社外文書の各フォーマット、書式と書き方は次の通りです。
≪前 文≫
拝啓 ○○の候、貴社ますます・・・
 (拝啓の次は一字分空白を入れ、最後は敬具で結ぶ)
・時候のあいさつ例
  厳寒の候、早春の候、盛夏の候、初秋の候。師走の候・・・
・安否のあいさつ
「貴社ますますご盛隆のこととお喜び申し上げます」を基本に、相手によって、言い回しを工夫する。
・感謝のあいさつ
  「平素は格別のお引き立てにあずかり、お礼申し上げます」を基本に、相手によって、言い回しを工夫する。
≪主 文≫
 例「標記の件、○○のデータを送付しますので、ご確認ください」
・社外文書は、恐縮したり、へりくだったりして、ていねいに書く
 「さて、ご多忙のところ恐縮ですが、このたび・・・」
・共通するポイント
@ 重要事項から書く A簡潔明瞭に B正確に C図表等を駆使する
≪末 文≫
・念押し、徹底をかねて締めくくる。
 例「まずはご通知申し上げます。 敬具」
*社内文書は、基本的に前文、末文は省略され、主文もできるだけ簡潔に書きます。

★報告書・レポート・提案書の書き方 すぐ書けるそのまま使える

「報告書・レポート」ここがポイント

社外文書と社内文書の文例、テンプレート

≪社外文書―印刷不良に関するお詫び状≫
拝啓 貴社ますますご清栄のことと、お慶び申し上げます。
日頃より当社製品をご利用いただき、誠にありがとうございます。
さて、貴社よりご注文いただき、過日納品致しました『売上伝票用紙』の一部に、印刷ミスのあることが判明しました。
送料当社負担で代替品 とお取り替え致します。お手数ですが、弊社宛にご返送くださるようお願い致します。
ご迷惑おかけ致しましたことを、心よりお詫び申し上げます。
                               敬具
≪社外文書―訪問先へのお礼状≫  
 拝啓 ・・・
 先日、御地へ出張の際には、ひとかたならぬお世話になり、まことにありがとうございました。
 さて、その際、ご提案させていただきました「○○商品」についてですが、発売以来、ご好評をいただいております。・・・・・・
 何とぞ、貴社におかれましても、ご検討いただきたく、お願い申し上げます。
                                 敬具
≪社内文書―営業会議の開催通知≫
   営業会議開催のお知らせ
6月度の営業会議を下記の通り、開催しますので、出席願います。
            記
1.日 時:平成**年6月10日 午後3時〜5時
2.場 所:本社第2会議室
3.議 題:・5月の営業報告
       ・6月の営業取り組み重点テーマ
       ・新製品に関する説明
       ・その他         以上

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